Pas de prorogation du délai d’approbation des comptes annuels

Bercy a accordé une tolérance aux cabinets comptables pour transmettre les liasses fiscales des comptes clos le 31 décembre 2020 jusqu’au 30 juin 2021, en raison du contexte sanitaire.

En effet, dans une lettre adressée à l’ensemble de la profession comptable, le Président du CSOEC, Lionel Canesi, a annoncé qu’une tolérance est accordée par l’administration fiscale, jusqu’au 30 juin 2021, pour certaines déclarations fiscales et règlements.

Rappelons que la date limite de dépôt des déclarations annuelles des résultats 2020 était initialement été fixée au 19 mai 2021 au plus tard (deuxième jour ouvré suivant le 1er mai auquel s’ajoute le délai de 15 jours pour télédéclaration).

C’était en revanche le 4 mai 2021 au plus tard que la déclaration annuelle de TVA (CA12) devait être déposée accompagnée du paiement de la TVA due.

Dans une lettre adressée à la profession le 21 avril 2021, Lionel Canesi, président du CSOEC, a annoncé avoir obtenu une tolérance officielle de l’administration jusqu’au 30 juin 2021 pour certaines déclarations et règlements concernant les exercices clos en 2020. Ainsi, jusqu’à cette date, aucune relance ni pénalité ne seront mises en œuvre par l’administration. Une circulaire a été adressée aux directions régionales des finances publiques afin de les informer de cet aménagement.

Il ne s’agit pas d’un report de délai.

Cette tolérance, accordée uniquement à la profession de l’expertise comptable et l’ensemble des cabinets, s’applique de manière automatique, sans demande préalable et sans qu’il soit nécessaire de justifier de difficultés financières des entreprises. Elle concerne les déclarations et les règlements suivants : liasse fiscale, CA12, CVAE, IS, IRPP.

Compte tenu de cette tolérance administrative, on aurait pu légitimement s’attendre à ce que la prorogation de trois mois, décidée par l’ordonnance 2020-318 du 25 mars 2020 (Ord. 2020-318 art. 3) qui concernait les comptes clôturés jusqu’au 10 août 2020, soit à nouveau d’actualité afin d’être en cohérence avec la tolérance ci-dessus accordée.

Pour autant, aucun délai de report ne semble avoir été prévu en matière juridique et donc en droit des sociétés.

Il y a à l’évidence une distorsion entre ces deux réglementations.

Ainsi les assemblées générales d’approbation des comptes annuels devront se tenir au plus tard le 30 juin 2021 sauf en cas de demande d’autorisation de report au Président du tribunal de commerce.

Mais, dans ce cas, ces demandes devront être motivées et présentées au tribunal avant le 30 juin 2021.

Il faut ainsi rester vigilant sur ce point pour tenir ses assemblées dans les délais requis.

Rappel du dispositif d’exception aménageant les modalités de tenue des assemblées générales mis en place par l’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 et le décret n°2020-418 du 10 avril 2020

Il s’applique à toutes les personnes morales, notamment les sociétés civiles et commerciales (SARL, SAS, SA, etc.) et à toutes les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, quels que soient leur forme et leur régime juridiques.

Il concerne toutes les assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, annuelle, etc.) ainsi que les réunions des autres organes collégiaux (conseils d’administration, de surveillance, de direction, etc.).

L’application de l’Ordonnance a été prolongée jusqu’au 30 septembre 2021 ; l’application du Décret, qui a aujourd’hui pour terme le 31 juillet 2021, devrait être prolongée prochainement jusqu’à la même date du 30 septembre 202.

Convocation des associés à une assemblée par courrier électronique

Il est nécessaire de respecter les règles de droit commun applicables à chaque forme sociale puisque le dispositif spécial de tenue des assemblées générales en temps de pandémie ne prévoit pas la possibilité de convoquer les associés ou actionnaires par courrier électronique.

Les règles de droit commun permettent déjà, dans certains cas, la convocation par e-mail des membres d’une assemblée. Tel est le cas des associés de société à responsabilité limitée (SARL) et des actionnaires de société anonyme (SA) ou de société en commandite par actions (SCA) qui ont accepté ce mode de convocation dans un certain délai avant l’assemblée générale (C. com. Art. R 223-20, R 225-63 et R 225-68). De même, les statuts de société par actions simplifiée (SAS) peuvent librement organiser la consultation des associés et donc prévoir une convocation par courrier électronique.

En revanche, l’envoi par voie postale reste requis lorsque le droit commun le prévoit.

Dans ce cas, toutefois, la nullité des délibérations n’est pas encourue du seul fait que les convocations n’ont pas été envoyées par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société (Ord. 2020-321 du 25-3-2020 art. 2). Cette disposition déroge aux règles de droit commun sanctionnant par la nullité les irrégularités de convocation, sauf lorsque tous les associés ou actionnaires sont présents ou représentés (notamment, C. com. Art. L 223-27 pour les assemblées d’associés de SARL et art. L 225-104, sur renvoi de l’art. L 226-1, pour les assemblées générales d’actionnaires de SA et SCA). Il convient néanmoins d’être prudent car d’autres sanctions pourraient s’appliquer, telle la mise en jeu de la responsabilité civile des dirigeants de la société. En cas d’envoi par courrier électronique, il est en tout état de cause prudent de s’assurer d’un accusé de réception.

Moyens disponibles pour participer à une assemblée générale par conférence téléphonique ou audiovisuelle

Le dispositif spécial de tenue des assemblées générales en temps de pandémie permet à l’organe compétent pour convoquer une assemblée générale (ou son délégataire) d’autoriser la participation des associés ou actionnaires par conférence téléphonique ou audiovisuelle dans toute société qui ne prévoyait pas déjà ce mode de participation (cas notamment des SARL, SA, SCA et SAS dont les statuts le prévoyaient).

Les moyens techniques utilisés doivent alors satisfaire aux conditions suivantes :

• permettre l’identification des participants  ;
• transmettre au moins la voix de ceux-ci  ;
• satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Par exception, pour la SA, le dispositif spécial renvoie au droit commun, mais celui-ci prévoit des règles similaires.

La mise en place d’un site internet dédié n’est requise que dans les SARL, les SA et les SCA qui permettent aux associés ou actionnaires d’exercer leur droit de vote par voie électronique. Cette faculté peut être prévue dans ces sociétés par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire sans que, contrairement au droit commun, il ne soit nécessaire qu’une clause des statuts l’autorise spécialement.

Il est possible de prévoir un vote électronique en cours d’assemblée ou préalablement à celle-ci  ; dans ce dernier cas, il s’agit d’un vote par correspondance (ou « à distance ») exercé par voie électronique. Dans les deux cas, il est nécessaire de mettre en place un site dédié.

Lorsqu’il n’est pas prévu ou pas possible de permettre le vote électronique, les associés ou actionnaires qui participent à une assemblée par conférence audiovisuelle ou téléphonique exercent leur droit de vote par les autres moyens à leur disposition (vote verbal, procuration, vote par correspondance par voie postale ou par e-mail, lorsque cela est prévu) sans avoir recours à un site internet dédié.

Cas dans lesquels tenir une assemblée générale physiquement n’est pas possible

Deux séries de mesures peuvent empêcher la tenue d’une assemblée générale en présentiel.

Il convient de garder à l’esprit que, dans certains départements, elles sont cumulatives.

• Interdiction des rassemblements de plus de six personnes
• Interdiction des déplacements (depuis le 3 mai 2021 fin des attestations en journée et des restrictions de déplacements).

Depuis le 19 mai 2021, certaines restrictions sont allégées et il est prévu notamment d’alléger le 9 juin le couvre-feu pour le mettre à 23 h et qu’il prenne fin le 30 juin 2021.

Assemblée générale à huis clos

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée, peut, également choisir de convoquer une assemblée générale à huis clos, à savoir, sans la présence physique ou à distance des associés.

L’assemblée à huis clos suppose à titre de condition, à la différence d’une Assemblée dématérialisée :

– qu’à la date de la convocation ou à la date de l’assemblée générale, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fasse obstacle à la présence physique des associés à l’assemblée.

– qu’elle se tienne pendant la durée d’application de l’ordonnance.

 Les associés pourront participer à l’assemblée par :

–       Vote par correspondance ;

–       Vote par procuration ;

–       Vote électronique.

Signature des procès-verbaux d’assemblée et des feuilles de présence en cas d’assemblée générale tenue par conférence téléphonique ou audiovisuelle

Les modalités de signature des procès-verbaux et, le cas échéant, des feuilles de présence ne font l’objet d’aucune règle spécifique du dispositif spécial de tenue des assemblées générales en temps de pandémie.

Dans les sociétés civiles et commerciales, le registre des délibérations peut être tenu et les procès-verbaux établis sous forme électronique ; dans ce cas, les procès-verbaux doivent être signés au moyen d’une signature électronique qui respecte au moins les exigences de la signature électronique avancée, et datés de façon électronique au moyen d’un horodatage offrant toute garantie de preuve.

En tout état de cause, le procès-verbal d’une assemblée doit être établi dans un délai raisonnable après celle-ci, ce qui laisse le temps d’organiser la signature du procès-verbal sous un format papier si cela est souhaité.

Qu’en est-il de la signature de la feuille de présence ?

En droit commun des sociétés, l’émargement par les associés ou actionnaires d’une feuille de présence lors d’une assemblée générale n’est pas toujours requis. Par exemple, la tenue d’une feuille de présence n’est pas obligatoire pour les assemblées générales d’associés de SARL ni dans la plupart des sociétés civiles. En revanche, elle l’est pour les assemblées générales de SA ou SCA. Dans ces sociétés, la feuille de présence doit mentionner les actionnaires participant à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, mais ceux-ci n’ont pas à l’émarger.

Même lorsque l’émargement des associés ou actionnaires n’est pas obligatoire, il peut néanmoins être opportun de faire signer une feuille de présence pour justifier de la présence des associés ou actionnaires ou de leurs mandataires.

Thierry Lebrun – Avocat associé

Pour plus d’informations, vous pouvez le contacter : t.lebrun@cdmf-avocats.com-04.76.15.39.16