Depuis le 4 novembre 2019 est entré en vigueur le décret du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants.

Il autorise les sociétés commerciales à tenir de manière dématérialisée :

• Le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite simple et les sociétés à responsabilité limitée, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique.
• Le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, ainsi que le registre de présence à ces conseils et registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les sociétés anonymes.
• Le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.

Il en est de même pour les sociétés civiles ( article 45 modifié du décret 78-704 du 3 juillet 1978).

Lorsque ces formalités sont établies sous forme électronique elles doivent être signées au moyen d’une signature électronique. Cette dernière doit satisfaire aux exigences de la signature électronique avancée visée par l’article 26 du règlement européen 910/2014 (règlement dit « eIDAS ») du 23 juillet 2014 :

• Être liée au signataire de manière univoque.
• Permettre d’identifier le signataire.
• Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utilisé sous son contrôle exclusif.
• Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Pour pouvoir effectuer une telle signature il est nécessaire de se procurer auprès d’un prestataire une clef USB qui sera utilisée lors de chaque signature, afin de pouvoir réaliser des signatures eIDAS mais aussi des signatures présentant un plus haut degré de sécurité (la signature « qualifiée » ou « RGS »).

En application des articles R. 225-22 et R.225-49 du code de commerce, les procès-verbaux électroniques doivent être datés par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve. Le but étant de préserver la valeur probante des procès-verbaux des assemblées. Cette exigence d’un horodatage fiable concerne également :

•  Les procès-verbaux électroniques des délibérations des conseils d’administration et de surveillance (articles R. 225-22 et R. 225-49 du code de commerce) et au registre de présence dématérialisé de ces deux conseils (articles R. 225-20 et R. 225-47 du code de commerce).
• Les décisions et aux mentions des conventions réglementées consignées dans le registre dématérialisé de l’EURL (article R. 223-26 du code de commerce).

De plus notons que depuis le 4 novembre 2019, les dirigeants peuvent certifier conforme une copie ou un extrait de procès-verbal au moyen d’une signature électronique à conditions qu’elles répondent aux exigences du droit européen citées précédemment.

Enfin ce décret du 31 octobre 2019 est aussi venu autoriser la dématérialisation de certains livres comptables. En effet les commerçants personnes physiques soumis au régime d’imposition micro-BIC peuvent depuis le 4 novembre 2019 tenir de manière dématérialisée le livre des recettes à condition qu’il respecte les conditions fixées par l’article D. 123-205-1 du code de commerce. Il en est de même concernant le registre des achats lorsque ces personnes ont une activité de ventes de marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, un registre récapitulé par année, présentant le détail de leurs achats.

Thierry Lebrun – Avocat associé

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